Δικηγορικό γραφείο: σχεδιασμός

Πώς χωρίζεται το γραφείο σε ζώνες;

Το άρθρο 38 του Κώδικα Δικηγόρων (Ν. 4194/2013) υποχρεώνει τον δικηγόρο σε αυστηρή εχεμύθεια για όσα του εμπιστεύεται ο εντολέας και όσα μαθαίνει κατά τον χειρισμό της υπόθεσης. Στον χώρο αυτό μεταφράζεται σε δύο ζώνες:

• Δημόσια ζώνη: υποδοχή, αναμονή και αίθουσες πελατών, αμέσως μετά την είσοδο. Ο πελάτης δεν περνά ποτέ από θέσεις εργασίας ή από γραφεία με ανοιχτούς φακέλους. Βλ. ροή επισκέπτη.
• Ιδιωτική ζώνη: γραφεία συνεργατών, θέσεις υποστήριξης, αρχείο, βιβλιοθήκη, πίσω από πόρτα με έλεγχο πρόσβασης.

Κλειστά γραφεία ή ανοιχτός χώρος;

Τα δικηγορικά γραφεία είναι από τους λίγους κλάδους όπου τα κλειστά γραφεία έχουν σαφές λειτουργικό επιχείρημα. Η έρευνα των Kim και de Dear (2013) δείχνει ότι τα κλειστά γραφεία δίνουν τη μεγαλύτερη ικανοποίηση για ήχο και ιδιωτικότητα. Μια συνηθισμένη μείξη:

• Κλειστά γραφεία για εταίρους και συνεργάτες που συναντούν πελάτες ή μιλούν συχνά στο τηλέφωνο για υποθέσεις.
• Ανοιχτός χώρος ή combi για ασκούμενους, γραμματεία και υποστήριξη, με booths για κλήσεις.
• Μια ζώνη ησυχίας για σύνταξη δικογράφων.

Τα πλεονεκτήματα και τα κόστη κάθε μοντέλου αναλύονται στους τύπους διάταξης.

Πώς προστατεύει η ακουστική το απόρρητο;

• Αίθουσες πελατών: χωρίσματα ως την πλάκα, πόρτες με στεγάνωση, απορροφητική οροφή. Αν τα χωρίσματα είναι γυάλινα, laminated γυαλί ή διπλό χώρισμα. Βλ. διαχωριστικά.
• Booths: για κλήσεις με εμπιστευτικό περιεχόμενο προτείνουμε κλάση A ή A+ κατά ISO 23351-1.
• Αναμονή: ήχος υποβάθρου, ώστε όποιος περιμένει να μην ακούει τι λέγεται στη γραμματεία.
• Βιντεοκλήσεις με δικαστήρια και πελάτες: μικρές αίθουσες εξοπλισμένες για βίντεο. Βλ. αίθουσες.

Πώς οργανώνεται το αρχείο και η βιβλιοθήκη;

• Φάκελοι υποθέσεων σε ντουλάπες με κλειδαριά, με περιορισμένη πρόσβαση στα κλειδιά. Ο GDPR (άρθρο 32) απαιτεί κατάλληλα μέτρα ασφάλειας για τα προσωπικά δεδομένα.
• Κινητά αρχεία (συρόμενες ραφιέρες) όπου το αρχείο είναι μεγάλο και ο χώρος ακριβός· ελέγξτε την αντοχή του δαπέδου.
• Βιβλιοθήκη σε χώρο που λειτουργεί και ως ζώνη ησυχίας.
• Ψηφιοποίηση για ό,τι δεν χρειάζεται να είναι διαθέσιμο σε χαρτί.

Για παραδείγματα κατηγοριών, η Studio Office Greece έχει ενότητες για κινητά αρχεία και διευθυντικά γραφεία. Ο οδηγός αποθήκευσης εξηγεί πώς να μετρήσετε τι χρειάζεστε.

Τι να προσέξετε στην ανακαίνιση υπάρχοντος γραφείου;

Πολλά δικηγορικά γραφεία στην Αθήνα και τη Θεσσαλονίκη στεγάζονται σε παλαιότερα κτίρια, με διαμερίσματα που έγιναν γραφεία. Συνηθισμένα ζητήματα:

• Λεπτοί εσωτερικοί τοίχοι που δεν μονώνουν· η ηχομόνωσή τους είναι συχνά πιο σημαντική από νέα έπιπλα.
• Ηλεκτρολογική εγκατάσταση χωρίς αρκετές παροχές για οθόνες και εκτυπωτές.
• Φωτισμός χαμηλής έντασης ή με θάμβωση· η θέση γραφείου θέλει 500 lux (βλ. έλεγχος φωτισμού).
• Αρχείο που καταλαμβάνει δωμάτια με φυσικό φως.

Για τον προϋπολογισμό ξεκινήστε από το φύλλο προϋπολογισμού.

Συχνές ερωτήσεις

Πηγές