Reception και πρώτη εντύπωση

Τι κάνει ο χώρος υποδοχής

Ο χώρος υποδοχής κάνει τέσσερις δουλειές ταυτόχρονα: υποδέχεται, φιλτράρει την πρόσβαση, φιλοξενεί την αναμονή και δείχνει ποια είναι η εταιρεία. Τα περισσότερα έργα ξεκινούν από την τέταρτη, το λογότυπο στον τοίχο, και παραμελούν τις τρεις πρώτες. Το αποτέλεσμα είναι ωραίες φωτογραφίες και επισκέπτες που στέκονται αμήχανοι δίπλα σε θέσεις εργασίας.

Στο hybrid γραφείο ο ρόλος μεγαλώνει: η υποδοχή γίνεται και σημείο εξυπηρέτησης για τους εργαζόμενους, με κλειδιά ντουλαπιών, παραλαβές δεμάτων και κράτηση χώρων.

Η ροή του επισκέπτη

Σχεδιάστε τη διαδρομή από την πόρτα του κτιρίου ως την αίθουσα συνάντησης και περπατήστε την στην κάτοψη. Πέντε ερωτήσεις:

1. Βλέπει ο επισκέπτης αμέσως πού να πάει, χωρίς να ρωτήσει;
2. Τον βλέπει κάποιος από την υποδοχή μόλις μπει;
3. Μπορεί να περιμένει χωρίς να ακούει τηλεφωνήματα εργαζομένων ή να βλέπει οθόνες;
4. Φτάνει στην αίθουσα χωρίς να περάσει από τον χώρο εργασίας;
5. Μπορεί να κινηθεί με αμαξίδιο ή καρότσι σε όλη τη διαδρομή;

Για την προσβασιμότητα, ελέγξτε με τον μηχανικό σας τις απαιτήσεις του κτιρίου και του ισχύοντος κανονισμού για άτομα με αναπηρία, ειδικά αν υπάρχουν σκαλοπάτια στην είσοδο ή πόρτες ασφαλείας.

Αναμονή και αίθουσες πελατών

Ο αριθμός θέσεων αναμονής προκύπτει από τη μέγιστη ταυτόχρονη αναμονή, όχι από τον αριθμό εργαζομένων. Μια εταιρεία 200 ατόμων με λίγες εξωτερικές συναντήσεις μπορεί να χρειάζεται λιγότερες θέσεις από ένα δικηγορικό γραφείο 20 ατόμων.

• Καθίσματα με πλάτη και υποβραχιόνια για αναμονή πάνω από λίγα λεπτά.
• Ένα μικρό τραπέζι, νερό, πρίζα ή θύρα USB, Wi-Fi επισκεπτών με απλή πρόσβαση.
• Μία ή δύο αίθουσες πελατών δίπλα στην υποδοχή, ώστε οι εξωτερικές συναντήσεις να μη χρειάζονται συνοδεία μέσα στο γραφείο.
• Σημείο για παλτά και βαλίτσες.

Ως παράδειγμα κατηγοριών, η Studio Office Greece έχει ενότητες για γραφεία υποδοχής και καθίσματα αναμονής. Ζητήστε διαστάσεις και υλικά επένδυσης που αντέχουν σε πολλή χρήση.

Ασφάλεια και δεδομένα

• Έλεγχος πρόσβασης: η πόρτα προς τον χώρο εργασίας ανοίγει με κάρτα ή από την υποδοχή, όχι ελεύθερα.
• Οθόνες και έγγραφα: τίποτα εμπιστευτικό ορατό από τον χώρο αναμονής. Η οθόνη της υποδοχής στραμμένη μακριά από τον επισκέπτη.
• Βιβλίο επισκεπτών: ονόματα, εταιρείες και ώρες είναι προσωπικά δεδομένα κατά τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 (GDPR). Μια ανοιχτή λίστα πάνω στο γραφείο δείχνει σε κάθε επισκέπτη ποιος άλλος ήρθε. Προτιμήστε ψηφιακή καταγραφή ή ατομικές κάρτες, με ορισμένο χρόνο διαγραφής.
• Έξοδοι διαφυγής: η διαμόρφωση της υποδοχής δεν πρέπει να εμποδίζει την οδό διαφυγής. Ελέγξτε με τον μηχανικό πυρασφάλειας.

Υλικά, φως, εικόνα

Η πρώτη εντύπωση δεν χρειάζεται ακριβά υλικά. Χρειάζεται συνέπεια: τα ίδια λίγα υλικά και χρώματα που θα βρει ο επισκέπτης και στις αίθουσες, φως που δεν τυφλώνει και ησυχία.

• Φωτισμός: το EN 12464-1:2021 ζητά 300 lux στο γραφείο υποδοχής με UGR έως 22. Ζεστό, ομοιόμορφο φως στο πρόσωπο του υπαλλήλου υποδοχής, όχι προβολείς από πίσω του. Βλ. φωτισμός γραφείου.
• Ακουστική: ένας χώρος με σκληρά υλικά παντού αντηχεί. Το ISO 22955 αντιμετωπίζει τους χώρους υποδοχής κοινού ως ξεχωριστό τύπο ακουστικού χώρου. Μαλακό δάπεδο ή απορροφητική οροφή κάνουν τη διαφορά.
• Ταυτότητα: ένα στοιχείο, καλά εκτελεσμένο, αντί για πολλά. Η πιο αξιόπιστη ένδειξη ποιότητας είναι η καθαριότητα και η τάξη, και αυτή εξαρτάται από αρκετό αποθηκευτικό χώρο πίσω από τον πάγκο.

Λίστα σχεδιασμού

• Μέγιστη ταυτόχρονη αναμονή μετρημένη, όχι υποθετική.
• Ορατότητα από την υποδοχή προς την είσοδο.
• Αίθουσα πελατών χωρίς διέλευση από τον χώρο εργασίας.
• Ελεγχόμενη πόρτα προς τον χώρο εργασίας.
• Αποθήκευση πίσω από τον πάγκο: δέματα, αλληλογραφία, κλειδιά.
• Πρίζες, Wi-Fi επισκεπτών, καλωδίωση για tablet ή οθόνη καταγραφής.
• Προσβάσιμη διαδρομή από την πόρτα του κτιρίου.
• Φως 300 lux στον πάγκο, χωρίς θάμβωση.

Συχνές ερωτήσεις

Πηγές