Γραφεία δημόσιων υπηρεσιών

Πώς χωρίζεται μια υπηρεσία σε ζώνες;

• Ζώνη κοινού: είσοδος, πληροφορίες, σύστημα προτεραιότητας, αναμονή, γκισέ ή γραφεία εξυπηρέτησης, WC κοινού. Στο ισόγειο ή κοντά στον ανελκυστήρα.
• Ζώνη back office: θέσεις εργασίας, αρχείο, αίθουσες, χώροι προσωπικού, πίσω από ελεγχόμενη πρόσβαση.

Η αρχή είναι η ίδια με τον χώρο υποδοχής μιας εταιρείας, σε μεγαλύτερη κλίμακα: ο πολίτης δεν περνά από τον χώρο εργασίας για να εξυπηρετηθεί.

Πώς εξασφαλίζεται η ιδιωτικότητα στο γκισέ;

• Απόσταση ή πλευρικά πάνελ ανάμεσα στα σημεία εξυπηρέτησης, ώστε ο επόμενος πολίτης να μην ακούει στοιχεία του προηγούμενου.
• Γραμμή αναμονής σε απόσταση από το γκισέ.
• Ένα κλειστό γραφείο για ευαίσθητες υποθέσεις (κοινωνικές υπηρεσίες, υγεία, οικονομικά).
• Πάγκος σε δύο ύψη, ώστε να εξυπηρετούνται και άτομα σε αμαξίδιο· ελέγξτε τις απαιτήσεις προσβασιμότητας με τον μηχανικό της υπηρεσίας.
• Φωτισμός 300 lux με UGR έως 22 στο γραφείο υποδοχής, κατά EN 12464-1:2021. Οι θέσεις με οθόνη πίσω από το γκισέ θέλουν 500 lux.

Πώς σχεδιάζεται η αναμονή;

• Θέσεις αναμονής για τη μέγιστη ταυτόχρονη αναμονή, μετρημένη από το σύστημα προτεραιότητας.
• Καθίσματα ανθεκτικά σε έντονη χρήση, με πλάτη και υποβραχιόνια· για καθίσματα μη οικιακής χρήσης ισχύει το EN 16139 (βλ. πρότυπα).
• Ακουστική επεξεργασία: το ISO 22955 αντιμετωπίζει τους χώρους υποδοχής κοινού ως χωριστό τύπο ακουστικού χώρου. Μια αναμονή με σκληρές επιφάνειες γίνεται θορυβώδης και κουραστική για το προσωπικό.
• Σαφής σήμανση και οθόνη προτεραιότητας ορατή από κάθε θέση.

Τι ισχύει για το back office;

Οι ίδιοι κανόνες με κάθε γραφείο. Το ΠΔ 398/1994 εφαρμόζεται και στον δημόσιο τομέα (άρθρο 1), όπως και ο Ν. 3850/2010. Δείτε εργονομία και νομοθεσία, ακουστική και αποθήκευση, ιδίως για αρχεία με προσωπικά δεδομένα πολιτών.

Πώς ορίζεται ο χώρος και γίνεται η προμήθεια;

• Χώρος: δεν βρήκαμε ελληνικό κανόνα με εμβαδόν ανά υπάλληλο. Ο χώρος κάθε υπηρεσίας προκύπτει από το κτιριολογικό πρόγραμμα, με βάση το οργανόγραμμα και τη στελέχωση. Οι μισθώσεις ακολουθούν τον Ν. 3130/2003, που τροποποιήθηκε πρόσφατα με τον Ν. 5326/2026 (άρθρο 93). Η εγκύκλιος ΔΤΥ Γ’ 0018661 ΕΞ 2015 ζητούσε επαναδιαπραγμάτευση υψηλών μισθωμάτων ανά m², χωρίς να ορίζει εμβαδόν ανά υπάλληλο. Για μια πρώτη εκτίμηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο υπολογιστής χώρου.
• Προμήθεια επίπλων: ακολουθεί τον Ν. 4412/2016, με απευθείας ανάθεση έως €30.000 και διαγωνισμό μέσω ΕΣΗΔΗΣ πάνω από αυτό. Βλ. δημόσιοι διαγωνισμοί για έπιπλα.
• Προδιαγραφές: τα κριτήρια πράσινων δημοσίων συμβάσεων της ΕΕ για έπιπλα δίνουν έτοιμο κείμενο. Βλ. βιώσιμα έπιπλα.

Συχνές ερωτήσεις

Πηγές