04Στρατηγική χώρου
Μέτρηση χρήσης γραφείου
Κάθε απόφαση για θέσεις, αίθουσες και desk sharing είναι τόσο καλή όσο τα δεδομένα από κάτω της. Η μέτρηση δεν χρειάζεται ακριβή συστήματα, χρειάζεται όμως σωστό ορισμό και σεβασμό στα προσωπικά δεδομένα.
Η BestSites έχει εμπορική σχέση με ορισμένα από τα καταστήματα στα οποία παραπέμπουμε. Αυτό δεν επηρεάζει τη σειρά ή τις αξιολογήσεις μας. Περισσότερα
Σύντομη απάντηση
Μετρήστε τουλάχιστον για 4–8 εβδομάδες την παρουσία ανά ημέρα και τη χρήση αιθουσών. Ξεκινήστε με δεδομένα που ήδη έχετε (κάρτες εισόδου, κρατήσεις αιθουσών) και, αν χρειάζεστε περισσότερα, με συστηματική καταγραφή ή αισθητήρες που μετρούν τον χώρο, όχι το άτομο. Ενημερώστε τους εργαζόμενους πριν ξεκινήσετε.
Τι ακριβώς μετράμε;
- Πληρότητα (occupancy): υπάρχει κάποιος ή κάτι στη θέση αυτή τη στιγμή; Μετράει και η παθητική κατάληψη, π.χ. ένα laptop πάνω στο γραφείο.
- Χρήση (utilisation): χρησιμοποιείται ενεργά η θέση; Μετριέται ως στιγμιότυπο ή σε ανθρωποώρες.
- Παρουσία (attendance): πόσοι άνθρωποι ήρθαν στο κτίριο σήμερα, ανεξάρτητα από το πού κάθισαν.
- Μέγεθος συνάντησης: πόσοι κάθονται πραγματικά σε μια αίθουσα, σε σχέση με όσους χωράει.
Για το πρόγραμμα χώρων χρειάζεστε κυρίως την παρουσία της ημέρας αιχμής και το μέγεθος των συναντήσεων. Αυτά τροφοδοτούν τον υπολογιστή χώρου.
Ποιες μέθοδοι υπάρχουν;
| Μέθοδος | Τι δίνει | Κόστος / κόπος | Προσωπικά δεδομένα |
|---|---|---|---|
| Κάρτες εισόδου | Παρουσία ανά ημέρα | Χαμηλό, αν υπάρχουν ήδη | Ναι· χρησιμοποιήστε συγκεντρωτικά στοιχεία |
| Κρατήσεις αιθουσών | Ζήτηση αιθουσών, όχι πραγματική χρήση | Χαμηλό | Περιορισμένα |
| Καταγραφή από παρατηρητή | Πληρότητα και χρήση ανά χώρο, σε τακτά διαστήματα | Μεσαίο (ανθρωποώρες) | Όχι, αν δεν καταγράφονται ονόματα |
| Σύνδεση στο Wi-Fi | Παρουσία ανά όροφο | Χαμηλό, θέλει IT | Ναι (συσκευές)· ψευδωνυμοποίηση |
| Αισθητήρες θέσης / κίνησης | Πληρότητα ανά θέση, συνεχώς | Υψηλότερο | Συνήθως όχι, αν μετρούν μόνο κατάσταση χώρου |
| Έρευνα εργαζομένων | Τι έρχονται να κάνουν, τι λείπει | Χαμηλό | Ανώνυμη, αν σχεδιαστεί έτσι |
Ποια είναι τα συχνά σφάλματα;
- Αραιή καταγραφή. Σε μελέτη 18 αιθουσών συσκέψεων μιας τράπεζας (Zhou, Tagliaro και Hua, 2019), η καταμέτρηση ανά ώρα υπερεκτίμησε τον χρόνο χρήσης κατά περίπου 1,44 ώρες σε σχέση με την καταμέτρηση ανά λεπτό. Μια σύντομη συνάντηση μετράει ως ολόκληρη ώρα.
- Ασυνήθιστες εβδομάδες. Αργίες, Αύγουστος, κλείσιμο χρήσης στο λογιστήριο. Μετρήστε σε κανονική περίοδο ή σημειώστε τις εξαιρέσεις.
- Μέσος όρος αντί για αιχμή. Ο μέσος όρος σας λέει πόσο ενοίκιο πληρώνετε για άδειες θέσεις· η αιχμή σας λέει πόσες θέσεις χρειάζεστε.
- Κρατήσεις αντί για χρήση. Μια κλεισμένη αίθουσα δεν είναι απαραίτητα χρησιμοποιημένη αίθουσα.
- Μέτρηση που επηρεάζει τη συμπεριφορά. Αν οι εργαζόμενοι πιστεύουν ότι μετριέται η απόδοσή τους, θα έρχονται για να φαίνονται. Εξηγήστε από πριν τι μετράτε και γιατί.
Τι επιτρέπεται για τα προσωπικά δεδομένα;
Δεν αποτελεί νομική συμβουλή
Συζητήστε κάθε σύστημα μέτρησης με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων ή νομικό σύμβουλο πριν από την εγκατάσταση.
- Ν. 4624/2019, άρθρο 27: η επεξεργασία δεδομένων εργαζομένων επιτρέπεται όταν είναι αυστηρά αναγκαία για τη σύναψη ή την εκτέλεση της σύμβασης εργασίας (§1). Η συγκατάθεση είναι εξαιρετική βάση και δίνεται γραπτά ή ηλεκτρονικά, χωριστά από τη σύμβαση (§2). Η βιντεοεπιτήρηση επιτρέπεται μόνο για την προστασία προσώπων και αγαθών και δεν χρησιμοποιείται για την αξιολόγηση της απόδοσης (§7). Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων έχει σημειώσει στη γνωμοδότησή της ότι η §1 ενδέχεται να μη συνάδει με το άρθρο 88 του GDPR.
- Γνώμη 2/2017 της Ομάδας Εργασίας του Άρθρου 29: κάθε παρακολούθηση στην εργασία πρέπει να περνά τα κριτήρια αναγκαιότητας, νόμιμης βάσης, αναλογικότητας και διαφάνειας. Η συγκατάθεση θεωρείται «πολύ απίθανο» να είναι έγκυρη βάση στην εργασία.
Πρακτικά, για τον σχεδιασμό χώρου χρειάζεστε συγκεντρωτικά στοιχεία: πόσοι, πότε, πού. Όχι ποιος. Προτιμήστε αισθητήρες που μετρούν την κατάσταση του χώρου χωρίς ταυτοποίηση, κρατήστε τα δεδομένα μόνο όσο διαρκεί η μελέτη, και ενημερώστε γραπτά τους εργαζόμενους.
Πώς περνάτε από τα δεδομένα στο σχέδιο;
- Βρείτε την παρουσία της ημέρας αιχμής ανά ομάδα και βάλτε την στον υπολογιστή χώρου.
- Από τα μεγέθη συναντήσεων φτιάξτε το μείγμα αιθουσών με τον υπολογιστή αίθουσας.
- Ορίστε κανόνες χρήσης και ημέρες ομάδας, όπως στον οδηγό hybrid.
- Μετρήστε ξανά 4–8 εβδομάδες μετά τη μετακόμιση ή την αλλαγή.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε πληρότητα και χρήση;
Η πληρότητα (occupancy) μετρά αν ένας χώρος είναι κατειλημμένος σε μια στιγμή, ακόμη και με μια τσάντα πάνω στην καρέκλα. Η χρήση (utilisation) μετρά την ενεργή χρήση, είτε ως στιγμιότυπο είτε σε ανθρωποώρες. Ο τύπος είναι: χρησιμοποιούμενες μονάδες ÷ διαθέσιμες μονάδες × 100.
Επιτρέπεται να βάλουμε αισθητήρες στις θέσεις;
Μπορεί να επιτρέπεται, αν μετρούν την κατάσταση του χώρου και όχι το άτομο, αν ενημερώνονται οι εργαζόμενοι και αν η επεξεργασία είναι αναγκαία και αναλογική. Κατά τον GDPR και τον Ν. 4624/2019, η συγκατάθεση των εργαζομένων είναι εξαιρετική νομική βάση. Ζητήστε γνώμη από τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων πριν από την εγκατάσταση.
Πηγές
Ελέγξαμε τις παρακάτω πηγές τον 20 Οκτωβρίου 2026. Όπου ένα πρότυπο δεν είναι ελεύθερα διαθέσιμο, το λέμε και παραπέμπουμε σε δημοσιευμένες περιλήψεις του.
- Vantage — Space utilization rate (ορισμοί occupancy / utilisation) — γλωσσάρι προμηθευτή.
- Zhou, Tagliaro & Hua (2019), μελέτη σε 18 αίθουσες τράπεζας — Politecnico di Milano — η ωριαία καταμέτρηση υπερεκτίμησε τον χρόνο χρήσης κατά ≈ 1,44 ώρες σε σχέση με καταμέτρηση ανά λεπτό.
- Ν. 4624/2019, άρθρο 27 (επεξεργασία δεδομένων στο πλαίσιο εργασιακών σχέσεων) — lawspot
- Ομάδα Εργασίας του Άρθρου 29 — Γνώμη 2/2017 για την επεξεργασία δεδομένων στην εργασία (WP249)
- Lawspot — Γνωμοδότηση της ΑΠΔΠΧ για τον Ν. 4624/2019
- CBRE — European Office Occupier Sentiment Survey 2025
- Savills — European office occupancy (Σεπτέμβριος 2025)